רשימת בדיקה לכל הוצאה
- סכום מדויק, כולל טיפ אם היה
- מי שילם (לפעמים שניים חילקו את התשלום)
- בין מי מתחלקים
- תיאור קצר: "סופר ליום שישי", "דלק לאילת"
- תאריך
- צילום קבלה בסכומים גדולים
מזומן וקבלות שאבדו
בהוצאה במזומן בלי קבלה, התיאור והתאריך הם התיעוד. מי ששילם מוסיף אותה מיד, כשכולם עוד זוכרים. קבלה שאבדה אחרי שההוצאה נרשמה כבר לא משנה, כי כולם ראו את ההוצאה בזמן אמת.
היסטוריית שינויים
בקבוצה משותפת כל הוצאה שומרת היסטוריה של שינויים: מי שינה, מתי ומה. כך טעות בסכום מתוקנת בגלוי, בלי חשדות.
בסוף: ייצוא
- CSV לאקסל או לגוגל שיטס, לכל מי שרוצה לבדוק לבד.
- PDF לסיכום מסודר, למשל לוועד או להורים.
- JSON לגיבוי מלא, שאפשר לייבא שוב.
קבוצה שלא נפתחה 18 חודשים נמחקת עם הקבלות. אם צריך את התיעוד לתקופה ארוכה, מייצאים.
שאלות נפוצות
איפה נשמרות הקבלות?
בקבוצה משותפת, באחסון פרטי שרק מי שיש לו את הקישור לקבוצה רואה. במצב מקומי, רק בדפדפן שלכם.
צריך קבלה לכל קפה?
לא. צילום קבלה שווה את זה בסכומים גדולים או כשמישהו ביקש.
אפשר להוסיף קבלה אחר כך?
כן, עורכים את ההוצאה ומצרפים את הצילום.